项目经理在交付周期短,资源有限的情况下如何快速交付项目?

你是否遇到这样一种情况,领导突然间找你要交给个项目,由于上任项目经理工作变动,领导目前也不清楚具体项目情况,需要自己和项目经理去了解。

领导交给的任务有时候是没办法拒绝,当你了解了项目发现项目交付周期短,而目前你的团队资源也有限,作为项目经理应该如何处理呢?

第一、要详细了解项目情况。

举行项目组全体会议,了解项目实际进度和未完成的工作项、以及相关干系人情况,分析干系人重要程度,了解关键干系人需求、项目的目标等,同时让项目经理作为交接文档发给你一份并抄送自己的领导,让领导也知晓项目情况。

第二、重新梳理需求,确定项目范围,并和目前项目情况进行对比。

了解距离实际交付日期的偏差,分解wbs绘制甘特图,评估到项目交付完工尚需时间和资源,带着数据和上级领导汇报,明确所需资源,绘制资源日历,形成临时作战室。

如果公司不愿意承担失去客户风险,但目前没有合适的资源,此时我们要重新梳理相关干系人,找到关键干系人汇报,从项目的一个整体情况进行汇报,如果急于上线会遇到哪些风险,从而建议客户走变更流程,即同意项目延期或者分步上线,为项目组争取更多的时间,同时和客户制定新的交付日期,调整项目计划。

在项目执行的过程中,每周与关键相关方汇报项目进度情况,使其了解项目是否满足期望,避免出现项目偏差,出现偏差也可及时发现,及时调整。

第三、搞定客户

接到项目,和客户不熟的情况下,如果客户对项目不配合,导致项目无法进行需求收集,这是正常现象。

一般项目都是由信息中心牵头做,但是使用部门可能对这个项目并不看好,所以配合度不高,亦或者就是产品、项目经理等原因让客户不满意。

因此接到项目,我们首先要了解到客户不配合的原因是什么?找到原因之后再对症下药,如果是因为客户内部利益关系等问题,作为乙方的我们是无法插手的,我们只能暴露项目推进的难点以及风险点,其他的客户内部解决。

但是如果是由于我们导致客户的不配合,就要从自身找原因了,多和客户沟通,缓解目前的关系,更容易了解其需求,其实很多客户是没安全感的,我们每天给他们汇报下进度,项目的实际难度,客户熟悉之后也是可以理解的,甚至有些时候客户会帮我们说话。

第四、借助外力

如果经过努力依然没有办法延长时间,那么可以考虑将那么繁琐的、不重要的工作,在项目组成员梳理完需求后进行外包。

明确预算、以及交付的时间点,交付质量等要求,项目组成员集中攻克核心工作,同时要对外包的工作及时监控,原本客户的交付周期就短,如果外包在出现问题,风险就太大了,每天跟进外包的进度以及需有专人进行复查,即回归测试,以验证是否满足客户需求。

 

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